Come diventare assistente virtuale? Questa figura professionale è cresciuta molto negli ultimi anni.
La diffusione della digitalizzazione, infatti, ha favorito l’aumento della domanda di assistenti virtuali. Per poter intraprendere questa carriera devi avere competenze di segreteria, contabilità, amministrazione e marketing.
La formazione è cioè indispensabile per partire con il piede giusto. Scopri come diventare assistente virtuale con la nostra guida qui sotto.
Assistente virtuale: chi è e cosa fa
Sembra un paradosso ma l’assistente virtuale è una persona in carne e ossa, che anziché lavorare nella sede fisica del cliente fornisce una serie di servizi da remoto.
Di solito, l’assistente lavora come libero professionista per più clienti contemporaneamente, a cui fornisce un lavoro di segreteria. A seconda delle competenze cioè può occuparsi di servizi di contabilità, amministrazione, marketing o segreteria pura.
La richiesta di assistenti virtuali è in costante aumento perché queste figure assicurano diversi vantaggi. Consentono ai clienti di risparmiare sulla gestione di una sede fisica, ottimizzano il lavoro senza i costi di un dipendente fisso e forniscono servizi di qualità.
Assistente virtuale: servizi di segreteria
L’assistente virtuale specializzato nei servizi di segreteria si occupa quotidianamente delle seguenti mansioni:
- Gestione degli appuntamenti
- Organizzazione dell’agenda con gli impegni giornalieri
- Archiviazione e gestione dei documenti
- Gestione di e-mail e telefonate
- Stesura di documenti e attività di trascrizione
In alcuni casi il profilo in oggetto può ricoprire anche un ruolo di coordinatore, occupandosi della gestione di veri e propri progetti sulla base delle linee guida fornite dal cliente.
A seconda degli accordi il virtual assistant può svolgere anche mansioni di grande responsabilità.
Assistente virtuale: servizi di marketing
L’assistente virtuale specializzato in marketing ha mansioni diverse rispetto a quello che si occupa di segreteria. Qui sotto, trovi un piccolo elenco con alcune delle attività:
- Supporto per le attività pubblicitarie dei sociali
- Gestione dei blog aziendali
- Inserimento di piccoli aggiornamenti sul sito del cliente
- Organizzazione di webinar e riunioni online
- Gestione delle funzionalità del CRM
- Attività legate agli e-commerce
Quest’ultima mansione, per esempio, è molto importante. L’assistente virtuale si occupa di rispondere ai clienti, di organizzare gli ordini, di monitorare i feedback e segnalare eventuali problemi, di controllare e aggiornare le schede prodotto e così via.
Assistente virtuale: mansioni di contabilità
Gli assistenti virtuali con mansioni contabili sono tra i più richiesti. I clienti si rivolgono a queste figure come supporto in una serie di attività che, di solito, non vengono delegate al commercialista. Ma quali sono questi servizi? Qui sotto, trovi l’elenco delle mansioni di un assistente virtuale specializzato in contabilità:
- Archiviazione di documenti amministrativi e contabili
- Gestione della fatturazione elettronica
- Monitoraggio delle scadenze di tasse e imposte
- Invio di solleciti di pagamento
- Gestione degli adempimenti contabili che prevedono i pagamenti online
Per chi lavora un assistente virtuale?
Un virtual assistant può lavorare sia per i liberi professionisti che per le PMI. I settori di impiego sono tanti. É possibile, per esempio, lavorare per medici, architetti, psicologi e così via, con mansioni di segreteria o di contabilità. Non solo, gli assistenti virtuali sono richiesti da boutique e negozi che hanno bisogno, per esempio, di qualcuno che gestisca gli e-commerce.
I servizi di un assistente sono rivolti cioè a tutte quelle figure che hanno l’esigenza di delegare parte del proprio lavoro o alcune particolari attività ‘secondarie’, che altrimenti sottrarrebbero tempo prezioso al business principale. Se il proprietario di una boutique deve seguire i clienti fisici, avrà poco tempo a disposizione per occuparsi anche dell’e-commerce. L’assistente virtuale gli viene in aiuto sollevandolo da questo compito e aiutandolo a sviluppare il business digitale, senza sottrarre attenzione al negozio fisico.
Come accennato più sopra, tra l’altro, la collaborazione da remoto determina una serie di vantaggi. Chi sceglie l’assistenza virtuale si svincola dai costi che solitamente comporta un dipendente, in quanto retribuisce l’assistente per le ore effettive di lavoro svolto.
Come diventare virtual assistant: le qualità personali
Trattandosi di una figura versatile, l’assistente virtuale deve possedere una serie di abilità e attitudini personali indispensabili per svolgere con professionalità le mansioni concordate col cliente. Le sole competenze tecniche non sono sufficienti.
Il primo requisito è la riservatezza. I clienti possono essere diversi e gli assistenti si ritrovano ad avere a che fare anche con dati sensibili. Per questo motivo bisogna assicurare a ognuno lo stesso grado di discrezione. Alla riservatezza vanno affiancate buone capacità comunicative, di organizzazione e di problem solving. Sono fondamentali anche l’attitudine a gestire i rapporti con i clienti e la predisposizione al multitasking.
Le competenze tecniche
A livello tecnico-operativo un assistente virtuale deve possedere una buona conoscenza del web e degli strumenti ad esso correlati. Deve saper utilizzare le principali piattaforme per la condivisione di documenti, le app per l’organizzazione di conferenze e meeting online e i servizi di posta elettronica.
Per alcune tipologie di servizi legati al marketing, tra l’altro, deve conoscere le dinamiche e le funzionalità dei social network, degli e-commerce e dei siti online. In caso di specializzazione in contabilità, invece, deve avere un’infarinatura di questa materia.
Trattandosi di un profilo non ancora riconosciuto a livello normativo, non esiste un vero e proprio albo professionale di riferimento. Ciò significa che non esiste un percorso formativo specifico da seguire. Non è richiesto cioè alcun diploma particolare né tanto meno una laurea specifica. Ovviamente, studi tecnici di ragioneria, per esempio, favoriscono gli assistenti virtuali che si occupano di contabilità. Allo stesso modo, una laurea in scienze della comunicazione è più indicata per gli assistenti che gestiscono i servizi di marketing.
É possibile anche seguire un corso per assistente virtuale. In questo caso, però, è consigliabile fare una ricerca approfondita e valutare tutte le opzioni con attenzione. Sono disponibili tanti corsi, sia da remoto che in sede, e bisogna scegliere con calma. Prima di iscriversi è bene controllare sempre il piano di studi e verificare che tutte le materie siano attinenti e in linea con l’ambito in cui si vuole lavorare.
Virtual assistant: c’è bisogno della laurea?
In linea di massima è preferibile conseguire una laurea triennale e poi iscriversi, eventualmente, a un corso per assistente virtuale. La laurea triennale, infatti, dà una buona infarinatura di competenze di base che possono essere sfruttate con successo nel mondo del lavoro.
Conseguire, per esempio, una laurea triennale in Economia aziendale e management permette di avere un ventaglio di conoscenze più ampio e di diventare un assistente virtuale in servizi di contabilità più efficiente e preparato.
Spesso, il numero e la tipologia di mansioni richieste dal cliente dipendono dalla preparazione dell’assistente. Cosa significa? Un assistente virtuale competente può cioè ricevere incarichi di maggiore responsabilità e più complessi. Il rapporto instaurato con il cliente è fondamentale. Se quest’ultimo riconosce le abilità del suo assistente tende a delegare sempre più mansioni. Il lavoro così diventa ancora più soddisfacente.
É possibile decidere di fare l’assistente virtuale anche dopo aver conseguito una laurea in materie apparentemente distanti da questa professione, come lettere, filosofia, psicologia ecc. In questi casi, può risultare utile frequentare un master post laurea. Un’ottima scelta potrebbe essere, per esempio, un master in comunicazione. In questo modo si approfondiscono tutti gli aspetti riguardanti gli strumenti digitali e le attività di marketing.
Ora sai come diventare assistente virtuale. Per ulteriori informazioni e dettagli sui master post-laurea di primo e di secondo livello compila il form che trovi cliccando qui!
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